proceso custodia

PROCESO

  1. Valoración inicial

Tras una primera valoración, elaboramos un plan a medida donde tenemos en cuenta las necesidades particulares de cada cliente, tamaño del archivo, necesidad de hacer un expurgo inicial, inventariado etc.

  1. Recogida de documentación

Se comprueba in situ los fondos documentales que se van a trasladar. Nuestro equipo técnico traslada la documentación a nuestras instalaciones, siguiendo un protocolo de actuación marcado por nuestra empresa, acorde al nivel de seguridad exigido por la documentación que estemos tratando.

Una vez en nuestras instalaciones, uno de nuestros archivistas clasifica, inventaria y reubica el fondo documental siguiendo las pautas que se han marcado previamente.

  1. Grabación

Generamos un inventario que grabamos en el sistema para crear las etiquetas que identificaran cada caja con su referencia y código de ubicación.

  1. Custodia

Cuando ya está toda la documentación reubicada, nuestras instalaciones proporcionan unas óptimas condiciones de conservación, seguridad y confidencialidad:

  • El acceso está restringido al personal autorizado
  • Existen sistemas de video vigilancia 24 horas y un sistema anti- incendio.
  • Realizamos programas periódicos de desinfección y desratización
  1. Consultas

El cliente puede solicitar en cualquier momento consultas de la documentación depositada en nuestras instalaciones.

Este podrá solicitar bien una caja completa o un documento concreto y con dos plazos de entrega, entrega normal al día siguiente hábil o entrega urgente en 3 horas

  1. Expurgo y destrucción

Cuando los fondos documentales pierden su vigencia, según los criterios fijados por el cliente, procedemos a su destrucción, siempre cumpliendo los parámetros marcados por la LOPD.

Por último, una vez destruida la documentación, emitiremos al cliente un certificado de destrucción que avala que se ha dado cumplimiento a la LOPD.